Dane z tachografu – od pobrania do prawidłowego rozliczenia kierowcy

Dane z tachografów i kart kierowców to nie tylko obowiązek ich regularnego pobierania. Prawidłowa analiza oraz wykorzystanie tych informacji pozwala kontrolować czas pracy kierowców, poprawnie rozliczać wynagrodzenia oraz zapewnić prawidłową organizację pracy kierowców. Sprawdź, o jakich obowiązkach powinien pamiętać każdy przewoźnik.

POBIERANIE DANYCH Z TACHOGRAFÓW I KART KIEROWCÓW – terminy i kompletność danych (kary za brak danych i za spóźnienia w odczycie)

• Dane z karty kierowcy należy pobierać co najmniej raz na 28 dni.
• Dane z tachografu cyfrowego należy pobierać co najmniej raz na 90 dni.
• Dodatkowy odczyt z karty kierowcy należy wykonać m.in.:

• przed zakończeniem zatrudnienia kierowcy,
• przed upływem ważności karty kierowcy,
• na żądanie uprawnionych organów kontrolnych.
• Dodatkowy odczyt z tachografu należy wykonać m.in.:

• przed przekazaniem pojazdu innemu przedsiębiorcy,
• przed wycofaniem pojazdu z użytkowania,
• w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego działania lub uszkodzenia tachografu,
• na żądanie uprawnionych organów kontrolnych.

• Za nieterminowe pobranie danych grozi kara 500 zł za kartę kierowcy oraz 500 zł za tachograf.
• Podczas kontroli przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić pobrane dane organom kontrolnym.

PRZECHOWYWANIE DANYCH Z TACHOGRAFÓW Z KART KIEROWCÓW, WYDRUKÓW Z TACHOGRAFU

Pobrane dane z tachografów i kart kierowców oraz wydruki z tachografu należy przechowywać przez minimum 12 miesięcy, zapewniając ich kompletność, czytelność i możliwość przedstawienia w razie potrzeby.
Niekompletna dokumentacja, brak wymaganych danych lub brak możliwości ich udostępnienia może skutkować nałożeniem kar – w określonych przypadkach 500 zł za każdy dzień stwierdzonego naruszenia.
Wydruki z tachografu cyfrowego wraz z prawidłowo sporządzonymi opisami dają szansę na uniknięcia odpowiedzialności finansowej i administracyjnej za odstępstwa od czasu pracy kierowców. Pamiętaj, wydruki kierowca przechowuje w pojeździe 56 dni, a firma 12 miesięcy.

WERYFIKACJA POBRANYCH DANYCH POD KĄTEM NARUSZEŃ CZASU PRACY I BŁĘDÓW W TACHOGRAFIE – odpowiedzialność finansowa przewoźnika oraz ryzyko utraty dobrej reputacji

Regularne pobieranie danych z tachografów i kart kierowców to dopiero pierwszy krok. Równie ważna jest ich systematyczna analiza pod kątem naruszeń przepisów oraz zdarzeń rejestrowanych przez tachograf.

Przedsiębiorca powinien zweryfikować m.in.:

• przekroczenia czasu prowadzenia pojazdu,
• skrócenia wymaganych odpoczynków,
• brak wymaganych przerw,
• jazdę bez karty kierowcy lub nieprawidłowe wpisy manualne,
• błędy i zdarzenia zarejestrowane przez tachograf (np. przerwy w zasilaniu, usterki urządzenia czy próby manipulacji).

Regularna analiza pobranych danych pozwala wykryć nieprawidłowości jeszcze przed kontrolą i wdrożyć działania korygujące. Dzięki temu przedsiębiorca może ograniczyć ryzyko kar finansowych oraz zapobiec powtarzaniu się naruszeń.
Warto pamiętać, że wielokrotne poważne naruszenia przepisów dotyczące czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków, a także najpoważniejsze naruszenia – takie jak manipulacja tachografem – mogą skutkować wszczęciem postępowania w sprawie spełnienia wymogu dobrej reputacji przewoźnika. Dlatego regularna weryfikacja pobranych danych stanowi jeden z kluczowych elementów skutecznego nadzoru nad przestrzeganiem przepisów w przedsiębiorstwie transportowym.

ROZLICZANIE CZASU PRACY I WYNAGRODZEŃ KIEROWCÓW NA PODSTAWIE DANYCH Z TACHOGRAFU ORAZ WYKONANYCH TRAS – prawidłowość rozliczeń, kary za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy, przechowywanie danych
Prawidłowe rozliczenie kierowcy wymaga nie tylko pobrania danych z tachografu, ale również ich analizy oraz połączenia z dokumentacją tras i organizacją pracy.
W rozliczeniu należy uwzględnić m.in.:

• dane z kart kierowców i tachografów,
• czas jazdy, pracę, dyżury i odpoczynki,
• godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej,
• urlopy, nieobecności oraz składniki wynagrodzenia
• pracę kierowcy na terytorium innych państw

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców. Ewidencję należy przechowywać przez 3 lata po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Brak lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji może skutkować karą grzywny do 30 000 zł oraz problemami podczas kontroli. Nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy kierowców mogą zostać ujawnione zarówno podczas kontroli PIP, jak i kontroli związanych z wykonywaniem przewozów drogowych. Błędne rozliczenia mogą również prowadzić do roszczeń pracowników o niewypłacone należności.

STOSOWANIE TACHOGRFU W PRZEWOZACH PO UE I PO POLSCE

Przewozy międzynarodowe po UE

Przy realizacji transportu zagranicznego tachograf stosuje się przez całą trasę przewozu, a nie dopiero od przekroczenia granicy.
Jeżeli kierowca, wyjeżdżając z bazy, nie posiada jeszcze dokumentu przewozowego i otrzyma go dopiero na miejscu załadunku, odcinek ten nie stanowi elementu realizowanego przewozu międzynarodowego. W takim przypadku na trasie, np. Kalisz – Wrocław, kierowca powinien korzystać z funkcji OUT, mając włożoną kartę do tachografu. Dopiero po załadunku towaru przeznaczonego do innego kraju np. do Niemiec czas pracy kierowcy jest rejestrowany w tachografie w standardowy sposób, bez użycia funkcji OUT.

Przewozy wyłącznie po Polsce

W przypadku wykonywania przewozu wyłącznie w relacji krajowej, który nie jest elementem transportu międzynarodowego, przejazd może znajdować się poza zakresem stosowania przepisów dotyczących czasu jazdy, przerw i odpoczynków określonych w rozporządzeniu (WE) nr 561/2006.
W takiej sytuacji kierowca stosuje funkcję OUT (poza zakresem) w tachografie, jeżeli dany przejazd spełnia warunki jej zastosowania.

Ważne!

O sposobie używania tachografu decyduje charakter konkretnego przewozu, a nie sam fakt, że firma lub kierowca wykonuje również trasy zagraniczne. Funkcja OUT nie może być wykorzystywana do wyłączenia części trasy, która jest elementem przewozu międzynarodowego.